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Gründung eines SaaS-Unternehmens in Deutschland - was Sie wissen müssen


Datenanalyse

Jedes erfolgreich expandierende Unternehmen durchläuft eine Entwicklungsphase, in der es neue Geschäftsfelder, neue Zielgruppen sowie prosperierende Märkte anstrebt, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben und Marktanteile zu gewinnen. Die Bundesrepublik Deutschland ist mit 83 Millionen Einwohnern und der viertgrößten Volkswirtschaft der Welt das bevölkerungsreichste Land Europas und für viele Unternehmen die erste Anlaufstelle, wenn es um den Eintritt in den europäischen Markt geht.


Erfahrungen und Statistiken zeigen, dass Unternehmer aus anderen Ländern eher bereit sind, ein Unternehmen gründen, als Deutsche. Leider zeigen sie auch, dass diese Unternehmungen eher scheitern. Unter anderem ist es für diese Unternehmer schwer, in einem derart regulierten und manchmal bürokratischen Umfeld den Überblick zu behalten. Schaffen Sie sich eine solide Grundlage für Ihre Existenzgründung, indem Sie sich zunächst sorgfältig über die rechtlichen Rahmenbedingungen, die formalen Anforderungen, die Fördermöglichkeiten und die speziellen Beratungsangebote für die Selbstständigkeit (falls erforderlich) informieren. Mit diesem Blogartikel - der Ihnen hilfreiche Tipps und Einblicke in die Existenzgründung bietet - möchten wir internationalen Unternehmen die Vorbereitung eines erfolgreichen Starts erleichtern und multinationale Unternehmen dazu ermutigen, eine solide Grundlage für Ihre Existenzgründung in Deutschland zu schaffen.


Um Ihrem Unternehmen die bestmögliche Ausgangsposition zu verschaffen, benötigen Sie neben Ihrer Motivation und Ihrem SaaS-Business-Know-how vor allem eines: Wissen - über den Markt, die lokalen Wettbewerber, Best Practices in Marketing & Vertrieb, rechtliche Anforderungen und nicht zuletzt die richtigen Kontakte vor Ort, die Ihnen bei der Vorbereitung der Gründung und Etablierung Ihres lokalen Unternehmens helfen.


Gründung eines SaaS-Unternehmens in Deutschland - Formale Voraussetzungen für Unternehmensgründer


Das Aufenthaltsgesetz regelt die Bedingungen, unter denen Sie als ausländischer Staatsbürger in Deutschland ein Unternehmen gründen oder eine selbstständige Tätigkeit ausüben können. Die Rahmenbedingungen für Zuwanderung, Aufenthalt und Selbstständigkeit hängen von Ihrer Staatsangehörigkeit und vielen weiteren Faktoren ab. Vor allem Nicht-EU-Bürger müssen sich gut vorbereiten. Grundsätzlich benötigen Sie eine Aufenthaltserlaubnis, wenn Sie nicht aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) stammen und auch nicht die Schweizer Staatsangehörigkeit besitzen. Die Aufenthaltsbewilligung und die formellen Voraussetzungen sind unterschiedlich, je nachdem, ob Sie ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit ausüben wollen. Wenn Sie ein Gewerbe gründen wollen, müssen Sie eine Aufenthaltserlaubnis nach § 21 Absatz 2 AufenthG bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung in Ihrem Heimatland beantragen (www.auswaertiges-amt.de). Wenn Sie Akademiker mit einem anerkannten oder einem deutschen Hochschulabschluss vergleichbaren Hochschulabschluss sind, gibt es eine weitere Möglichkeit. Sie können ein sechsmonatiges Visum zur Planung und Ausübung einer selbständigen Tätigkeit in Deutschland nach § 18c AufenthG bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung in Ihrem Heimatland beantragen.



SaaS-Gründung in Deutschland - die Wahl der richtigen Rechtsform für Ihr Unternehmen


Während des Planungsprozesses stoßen Sie auf die Frage nach dem rechtlichen Rahmen für Ihre Geschäftsaktivitäten in Deutschland. Sie können aus vielen Optionen wählen. Wollen Sie zunächst nur mit einer lokalen Vertriebs- und Kontaktstelle unter Ihrer ausländischen Marke an den Start gehen, oder wollen Sie aus mehreren rechtlich etablierten Unternehmensformen wählen? Wenn Sie sich für die Gründung einer lokalen Gesellschaft entscheiden, müssen Sie wissen, dass die Wahl der Rechtsform weitreichende Konsequenzen hat - in Bezug auf die Kosten für die Unternehmensgründung, Ihr Startkapital, inwieweit Sie haften, wie viele Köpfe verantwortlich sein müssen und welche Registrierungsformalitäten zu erledigen sind. Für einige Rechtsformen wie GmbH, OHG, UG und KG verlangt der Gesetzgeber einen Gesellschaftsvertrag, eine notarielle Beurkundung der Gründung oder die Veröffentlichung der erforderlichen Daten und Fakten über bestimmte wirtschaftliche Verhältnisse im Unternehmen (www. handelsregister.de). Einzelunternehmen und GbRs (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) müssen nicht ins Handelsregister eingetragen werden.


Gut zu wissen: Wenn sich die Geschäftstätigkeit oder die Rahmenbedingungen (Steuerrecht etc.) ändern, kann auch die Rechtsform gewechselt werden. Dies ist jedoch mit einem hohen Aufwand verbunden und sollte von einem Berater oder einem Rechtsbeistand begleitet werden.

Gründung eines SaaS-Unternehmens in Deutschland - Deutsche Steuerbehörden


Sobald Sie Ihr Unternehmen gründen, sind die Steuerbehörden involviert: Sie werden von Ihnen verlangen, Steuern zu zahlen. Damit Ihre Steuern korrekt berechnet werden können, müssen Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen sorgfältig aufzeichnen und in Ihrem Jahresabschluss offenlegen. Für die Einreichung gelten Fristen, und für die Zahlung gelten Zahlungsfristen. Jede Verzögerung kann zu Säumnisgebühren und Strafen führen.


Betriebliche Aufwendungen mindern Ihre Steuern. Das heißt, diese Ausgaben werden mit Ihrem steuerpflichtigen Einkommen verrechnet. Da Ihnen vor allem in der Anfangsphase erhebliche Kosten entstehen, z. B. für Anmeldegebühren und Genehmigungen, Büromiete, Marketingkosten, Geschäftsreisen, Rechts- und Steuerberatung, sollten Sie alle Rechnungen und Belege aufbewahren, damit Sie sie bei den Steuerbehörden einreichen können. Ab einer bestimmten Grenze können Sie einen bestimmten Prozentsatz der Wareneinkäufe von der Steuer absetzen. Das bedeutet, dass sie Ihre Steuern über einen Zeitraum von mehreren Jahren der Nutzung verringern. Achten Sie darauf, dass alle Rechnungen, die Sie erhalten, das richtige Format haben, sonst erstattet das Finanzamt die Mehrwertsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen nicht als Vorsteuer, und Sie zahlen mehr Steuern als nötig. Gerade in der Anfangsphase werden Sie erfahrungsgemäß zunächst mehr Ausgaben als Einnahmen haben.


Ihre konkreten Steuerpflichten als Unternehmer hängen unter anderem von der gewählten Rechtsform und der Höhe Ihrer Einkünfte bzw. Ihres Gewinns ab. Das Gesetz legt fest, wer welche Art von Steuern zu zahlen hat. Im Allgemeinen können folgende Steuerarten auf Sie zukommen:


  • Einkommensteuer/Körperschaftsteuer

  • Gewerbesteuer

  • Mehrwertsteuer/ Umsatzsteuer und

  • Lohnsteuer.


Gründung eines SaaS-Unternehmens in Deutschland - Buchhaltung


Ihre Buchhaltung ist eine chronologische, lückenlose Dokumentation Ihrer Geschäftsvorfälle, wie Einnahmen, Ausgaben, Lohn- und Gehaltskosten, und sie verfolgt die Entwicklung Ihres Vermögens. Auf dieser Grundlage können Sie Ihren Gewinn ermitteln und Informationen über Ihre Liquidität (Zahlungsfähigkeit) gewinnen. Sie liefert dem Finanzamt die Daten, die es zur Berechnung Ihrer Steuern benötigt (Besteuerungsgrundlagen).


Ob und in welchem Umfang Sie zur Buchführung verpflichtet sind, hängt von verschiedenen Voraussetzungen ab. Die einzelnen Voraussetzungen sind im Handelsgesetzbuch festgelegt. Grundsätzlich kann Ihr Gewinn durch eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt werden. Wenn Sie für Ihr Unternehmen die Rechtsform der GmbH, UG, AG, OHG oder KG gewählt haben oder es freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen, sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Außerdem müssen Sie einen Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung sowie einer Bilanz erstellen. Diese Regelung gilt für Unternehmen, unabhängig von der Rechtsform, wenn sie im Kalenderjahr einen Umsatz von mehr als 500.000 Euro erwirtschaften oder wenn ihr Jahresgewinn 50.000 Euro übersteigt.



Gut zu wissen: Banken verlangen bei der Kreditvergabe häufig die Vorlage von Bilanzen, auch wenn Sie gesetzlich nur zur Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet sind.

Ein Berater vor Ort kann Ihnen viele Arbeiten abnehmen, darunter Lohnabrechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Finanz- und Lohnbuchhaltung, den Jahresabschluss und Ihre persönliche Steuererklärung, und kann Sie bei Investitionen, Fragen zu Förderprogrammen und Gründungszuschüssen sowie allen steuerlichen Fragen beraten. Außerdem haben Sie mehr Zeit für die Abgabe Ihrer jährlichen Einkommensteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärungen, wenn Sie diese von einem Steuerberater erstellen lassen: Die Frist verlängert sich um sieben Monate, in begründeten Fällen sogar um neun Monate.


Gut zu wissen: Steuerberatungskosten sind in der Regel steuerlich absetzbar.


Gründung eines SaaS-Unternehmens in Deutschland - Mitarbeiter und lokales Arbeitsrecht

In den meisten Fällen werden Sie Ihr Unternehmen mit einem kleinen lokalen Team oder freien Mitarbeitern für Marketing und Vertrieb starten, bis Sie eine gewisse Größe erreicht haben. Dennoch sollten Sie mit den Grundlagen des Arbeitsrechts vertraut sein. Sie müssen sich mit Begriffen wie Arbeitszeit, Pausen, Urlaub, Kündigungsfristen und Mindestlohn vertraut machen, bevor Sie den ersten Arbeitsvertrag unterzeichnen. Die folgenden kurzen Erläuterungen zu den wichtigsten arbeitsrechtlichen Begriffen erleichtern Ihnen den Einstieg:


  • Arbeitszeiten: In Deutschland arbeiten Vollzeitbeschäftigte etwa acht Stunden pro Tag. Für Teilzeitarbeit können weniger Stunden festgelegt werden. Es sind Pausen vorgeschrieben, und die Arbeitnehmer können innerhalb eines bestimmten Zeitraums notwendige Mehrarbeit (Überstunden) durch Freizeit ausgleichen.

  • Gehälter und Mindestlöhne: Wenn Ihr Unternehmen nicht den tariflichen Bestimmungen des Arbeitsrechts unterliegt, können Sie Löhne und Gehälter frei aushandeln. Sie dürfen jedoch den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten. Seit Januar 2021 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn von 9,50 Euro pro Stunde, der halbjährlich angepasst wird. Dieser Mindestlohn gilt auch für Minijobber, Saisonarbeiter und Praktikanten; es gibt nur wenige Ausnahmen. Der gesetzliche Mindestlohn wird in den Jahren 2021 und 2022 in drei Schritten angehoben: am 1. Juli 2021 auf 9,60 Euro, am 1. Januar 2022 auf 9,82 Euro und am 1. Juli 2022 auf 10,45 Euro.

  • Urlaub: Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf einen bezahlten Urlaub von mindestens 24 Werktagen pro Kalenderjahr. Zusätzlich zu den Urlaubstagen hat der Arbeitnehmer auch an Sonn- und Feiertagen frei, sofern keine Sonderregelung getroffen wurde.

  • Krankheit: Ist ein Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig, hat er einen gesetzlichen Anspruch auf 100 Prozent des geschuldeten Arbeitsentgelts für bis zu sechs Wochen, sofern das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen vor der Erkrankung bestanden hat. Informationen über die Art der Erkrankung unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht.

  • Kündigung: Das Kündigungsschutzgesetz schützt Arbeitnehmer vor sozial ungerechten und willkürlichen Kündigungen; darüber hinaus gibt es Regelungen zugunsten besonders schutzbedürftiger Arbeitnehmer wie Schwangere und schwerbehinderte Arbeitnehmer. Kündigungen müssen schriftlich erfolgen, um wirksam zu sein. Der Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, den Grund für die Kündigung zu erfahren.

  • Mutterschaftsurlaub: Nach dem Mutterschaftsurlaubsgesetz dürfen werdende Mütter in den sechs Wochen vor der Geburt nur arbeiten, wenn sie sich ausdrücklich damit einverstanden erklärt haben. Nach der Entbindung dürfen sie mindestens acht Wochen lang nicht arbeiten.

  • Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz: Das Arbeitsschutzgesetz trägt dazu bei, die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu gewährleisten und zu verbessern. Gleichbehandlung: Das Gleichbehandlungsgesetz schützt Arbeitnehmer vor Diskriminierung aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht oder Religion.

  • Anmeldung: Ihre erste Pflicht als Arbeitgeber ist es, nach Abschluss eines schriftlichen Vertrags Ihren neuen Mitarbeiter bei der Sozial- und Unfallversicherung sowie bei der Krankenversicherung anzumelden.



Für internationale Unternehmen, die noch keine Geschäftstätigkeit in Deutschland entfaltet haben, sind diese formalen Anforderungen vor allem in der Gründungs- und Aufbauphase manchmal eine große Herausforderung. Unsere Berater begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Gründung Ihres Unternehmens in Deutschland, damit Sie sich ganz auf die Kundenakquise und die Geschäftsentwicklung konzentrieren können.




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